6 Erfolgsfaktoren zur Implementierung eines Digital Workplaces

​Mehrwerte für das Unternehmen und für die Mitarbeiter schaffen
Der Trend im Intranet geht ganz klar hin zu digitalen Arbeitsplattformen mit Werkzeugen zur Kollaboration der Mitarbeiter. Immer mehr Unternehmen wollen eine solchen „Digital Workplace“ einführen. Der Grund sind dezentrale Organisationsstrukturen, ortsunabhängiges Arbeiten und verteilte Teams. Die neue kollaborative Plattform soll die Kommunikation und den Austausch fördern. Die Zusammenarbeit und der Erfahrungsaustausch der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Faktor  für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit. Eine bessere Informations- und Wissensbereitstellung in den Prozessen steigert die Performance und die Qualität.

Die meisten Projekte scheitern jedoch an der Nutzung.

Da kommt die Frage auf: Was läuft hier schief?
Den ganz großen Fehler, den die meisten Unternehmen machen, ist, dass sie sich bei der Einführung eines Digital Workplaces nur auf technische und funktionale Anforderungen fokussieren – also was das Tool alles kann. Den Mitarbeitern wird die neue Plattform dann fertig vorgesetzt. Für eine erfolgreiche Implementierung müssen die Anwendungsfälle im Mittelpunkt stehen: für was und wie wird der Digital Workplace im Unternehmen genutzt? Wie soll die Plattform organisatorisch in die Arbeitsabläufe integriert? Welche Prozesse sollen damit unterstützt werden? Was benötigen die Mitarbeiter an technischen Werkzeugen genau um „einen besseren Job zu machen“?
 
Erfolgsfaktor 1: Projekt als Business Case sehen und an die Unternehmensstrategie ausrichten
Vor Projektstart sollen Unternehmen als erstes herausarbeiten, was das Projekt bringt und wie die Plattform zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen soll. Es sollte eine Art Business Case erarbeitet werden, welche Prozesse in der Wertschöpfungskette mit der neuen Technologie konkret unterstützt werden sollen und welcher Nutzen erzielt wird. Letztendlich will das Management sehen, dass sich solche Projekte rechnen. Der Aufwand muss dem Nutzen gegenübergestellt wird. Die Ziele letztendlich auch gemessen werden können.
Des Weiteren sollten Unternehmen bei der Planung des Business Case auch die verschiedenen Parallel-Projekte im Zusammenhang betrachten. Meistens gibt es bereits im Unternehmen verstreute Initiativen oder existierende Insellösungen. Diese sind in Einklang miteinander zu bringen.
 
Erfolgsfaktor 2: Konkreten Nutzen herausarbeiten
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Planung die Mitarbeiter und deren Bedürfnisse von Anfang mit einzubinden. Sie müssen den Nutzen, der für sie in der täglichen Arbeit herausspringt, von Beginn an verstehen, für Sie ganz deutlich herausgearbeitet und kommuniziert werden.
Die Basis aller Überlegungen sind immer die Geschäftsprozesse und die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Die relevanten Inhalte, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, müssen kontextsensitiv bereitgestellt werden, um eine bestmögliche Unterstützung der Mitarbeiter zu erreichen.

Erfolgsfaktor 3: Digital Workplace Schritt-für-Schritt einführen
Die Einführung von Tools und neuen Technologien sollte Schritt-für-Schritt erfolgen. Dafür ist es empfehlenswert einen Pilotbereich oder Pilotprozess im Unternehmen zu ermitteln, wo der Digital Workplace einen großen Nutzen bringt. Zuerst sollte im Pilotbereich in einer Bestandsaufnahme  ermittelt werden, wo aktuell Schwachstellen bezüglich Informationsbereitstellung und Kommunikation sind und wie der Digitale Workplace im Arbeitsablauf unterstützen kann. Erst dann können die Anforderungen an die Technologie und Funktionalitäten beschrieben werden.
Zu Beginn ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter nicht durch einen zu großen Funktionsumfang überfordert werden. Die Funktionen sollten in einer Roadmap priorisiert und erstmal nur die wichtigsten Funktionen zur Verfügung gestellt werden. So können sich die Anwender mit der neuen Technologie vertraut machen und sich an die neue Form und Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation gewöhnen. Weitere Anforderungen können in Ausbaustufen ergänzt werden
 
Erfolgsfaktor 4: Mitarbeiter befähigen – Kompetenzentwicklung mittels Workplace Learning
Der digitale Arbeitsplatz wird heute auch zum Lernen genutzt. Weg von Präsentzveranstaltungen, hin zum Lernen während der Arbeit und im Netz. Mittels Workplace Learning können Sie Ihren Mitarbeitern das benötigte Wissen, welches sie in der täglichen Arbeit benötigen, bereitstellen. Sie können Qualifikationen durchführen und Kompetenzen entwickeln. Das bedeutet die Fähigkeiten sich in der schnelllebigen Zeit in der wir leben zu Recht zu finden, und selbständig zu Handeln und Entscheidungen zu treffen.
„Handeln kann nur handelnd erworben werden.“ Prof. Rolf Arnold

Erfolgsfaktor 6: Paradigmenwechsel schaffen und Mindset ändern
Neben der Technik sind aber auch die Einstellungen und das richtige Mindset wichtig.  Es muss ein Paradigmenwechsel bei den Mitarbeitern und beim Management herbeigeführt werden – von „Ich weiß mehr als du!“ zur Maxime „Zusammenarbeit bringt uns nach vorne!“. Hier ist es sinnvoll in jeder Abteilung oder auch Team einen oder mehrere Keyuser zu benennen, die ihren Kollegen nicht nur bei technischen Fragen, sondern auch bezüglich der neuen Form der Zusammenarbeit zur Seite stehen und das Change Management begleiten.

Fazit
Eine reine technische Implementierung eines Digital Workplace isoliert betrachtet, reicht nicht aus, um Mehrwerte sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter zu erzielen. Ein Digital Workplace muss zum jeweiligen Unternehmen passen und die verschiedenen Interessengruppen berücksichtigen. Es muss das Geschäftsmodell und die Organisation des Unternehmens individuell als Kontext abbilden. Eine Messbarkeit des Erfolgs entsteht in der Regel entlang der Prozesse in der Wertschöpfungskette.

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