Die 4 Faktoren für einen erfolgreichen „Digital Workplace“ mit SharePoint und Office 365

​Die digitale Transformation in Unternehmen verändert unsere Arbeitswelt. Künstliche Intelligenz, neue Cloud-Strategien und vernetzte Maschinen (Internet oft Things) revolutionieren Unternehmensprozesse und intelligente Analysen sorgen für mehr Produktivität. Aber nicht nur reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen ändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an. Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller "Digital Workplace". Denn Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wie die Vernetzung von Maschinen. 

Die 4 Faktoren für erfolgreiches Change Management

Organisation, Kommunikation, Qualifikation und Motivation – unter Berücksichtigung dieser 4 Faktoren können Unternehmen ihren „Digital Workplace" erfolgreich etablieren und von einem lebendigen Intranet profitieren.

  1. Organisation: Schaffen Sie Strukturen zur Akzeptanz des Intranets

    Erst der Mensch, dann die Technik! Möchten Unternehmen heute ein Intranet erfolgreich einführen, sollten sie den Menschen in den Mittelpunkt stellen und nicht die Technik. SharePoint kann viel und Office 365 trumpft mit ständig neuen Features und Updates für eine noch bessere Zusammenarbeit auf. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb konzentrieren wir uns bei der Einführung von Intranets auf die Informationsansprüche der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Alles was an technischen Neuerungen dafür notwendig ist, spielt sich im Hintergrund ab. Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn die User den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.
     
  2. Kommunikation: Vermarkten Sie das Intranet als Instrument für neue Arbeitsweisen

    SharePoint-Zusammenarbeiten-Kommunikation.pngDer Wandel von stringent durchgeplanten Projekteinheiten, hin zu einer offenen Kommunikationsstruktur ist schwierig. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über das Intranet vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der schnellen Informationssuche, Dokument-Sharing und Streaming im SharePoint, kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mail und Skype for Business erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine Kommunikation und Zusammenarbeit von überall ohne Medienbrüche.
     
  3. Qualifikation: Vermitteln Sie Fähigkeiten für den effektiven Umgang mit dem Intranets

    Sind die ersten "Gehversuche" geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es jetzt, die Kommunikation "top down" in ein Zusammenarbeiten "bottom up" zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboardingprozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen. 
     
  4. Motivation: Sorgen Sie für eine nachhaltig Nutzung des Intranets

    Ein cooles Design, gewinnbringende Features und vor allem eine einfache Usability sorgen dafür, dass das Intranet gerne genutzt wird. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren.  

    Fazit: Nicht nur die Technologie machen SharePoint und Office 365 zu einem innovativen und allumfassenden "Digital Workplace". Wichtig vor allem ist die Herangehensweise und das richtige Change Management. Es bietet den Boden für die strategische Kompetenz, alle technischen Features, relevante Daten und Informationen, sowie die geschickte Integration der täglichen Businessprozesse effizient zu vereinen. Erst wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert Ihres "Digital Workplaces" erkennen und Spaß an der Zusammenarbeiten haben, wird Wissen geteilt und Produktivität gesteigert.

    Haben Sie noch Fragen? Gerne informieren wir Sie persönlich. Oder besuchen Sie unsere kostenlosen Workshops zum Thema: Wie sieht Ihr "Digital Workplace" der Zukunft aus? Wir bringen Ihren SharePoint auf Kurs, am 13. September in Paderborn, am 27. September bei Microsoft in Bad Homburg und am 15. November wieder in Paderborn. Jetzt anmelden!

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