Personalmanagement 4.0: 5 Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung im HR-Markt

​​Wenn es um die digitale Transformation im Unternehmen geht, denken wir vielleicht in erster Linie an Industrie 4.0, an innovative Produktion mit smarten Handschuhen und Datenbrillen, an Augmented Reality und Roboter. Dies impliziert für uns am ehesten Effizienzsteigerung und Kostensenkung, kurz: Wettbewerbsfähigkeit. Auch digitaler Vertrieb und intelligentes Kundenmanagement über das CRM haben sich mittlerweile ihre Berechtigung erkämpft, ebenso wie Mobilität und Apps aller Art. Produkte und Dienstleistungen lassen sich so einfach besser verkaufen. Prozessoptimierung schwingt in allen Bereichen mit. Auch der „Digital Workplace“ als moderne Art der Zusammenarbeit setzt sich immer mehr durch. Doch wie sieht es bei der Personalentwicklung aus?

Das scheint bisher kaum ein Thema zu sein. Digitalisierung wird heute oft noch als Aufgabe der Geschäftsführung und der IT wahrgenommen, dabei spielt die HR-Abteilung – macht man es richtig – eine entscheidende Rolle. Sie hat einen wesentlichen Anteil an der strategischen Entwicklung. Schließlich ist es ihre Aufgabe, dem Fachkräftemangel zu trotzen und hoch qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht nur zu finden, sondern vor allem auch zu binden und zu fördern. Damit dies gelingt müssen Arbeitsstrukturen angepasst und in die Unternehmenskultur integriert und ständig weiterentwickelt werden.

Die HR-Abteilung sollte genau die Organisationsstruktur schaffen, durch die der digitale Wandel optimal vorangetrieben wird. Gelingt es dem Personalmanagement beispielsweise, „digitale Talente“ geschickt einzusetzen, um mit ihrer Unterstützung das gesamte „digitale Skillset“ der bestehenden Belegschaft weiter ausbauen, werden technische Innovationen und alle damit verbundenen strukturellen Veränderungen schneller angenommen und erfolgreich umgesetzt.

Eine passende Software, wie beispielsweise Microsoft Dynamics 365 for Talent, hilft dabei, innovative Prozesse im Personalmanagement einfach zu steuern und den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv mitzugestalten. Denn folgende 5 Faktoren machen heute modernes Personalmanagement erfolgreich:

 

1.     Richtig Suchen

Über konkrete Anforderungsprofile in der Stellenausschreibung und eine intelligente Suche können Jobanzeigen gezielt gesteuert werden. Bewerber und Bewerberinnen können sich bequem über Business-Plattformen wie Xing und LinkedIn bewerben. Dies ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme. Selbst proaktives Suchen des Unternehmens in diesen Portalen, Kontaktaufbau und Employer Branding werden einfacher. Das Unternehmen wird für den Arbeitsmarkt sichtbar. Aber auch das Suchen innerhalb des Unternehmens wird endlich übersichtlicher und spart oft wertvolle Ressourcen ein. Denn durch eine zentrale Verwaltung hat das Personalmanagement die gesamte Belegschaft im Blick und kann auch intern schauen, ob ausgeschriebene Stellen passen bzw. durch maßgeschneiderte Weiterbildungen optimal besetzt werden können.


2.     Ängste abbauen

Modern Work-HR.pngDie Digitalisierung macht vielen Mitarbeitern Angst, da sie für viel Dynamik in der Belegschaft sorgt. Manche Jobprofile werden redundant und durch Maschinen, Roboter oder automatisierte Prozesse ersetzt, neue Stellen und Herausforderungen entstehen. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, den Wandel zu begleiten und die Belegschaft positiv auf die neuen Aufgaben vorzubereiten, Schulung anzubieten und Teams richtig zusammenzustellen, damit sich Fähigkeiten und Stärken perfekt ergänzen können. Die Software unterstützt diesen schwierigen Prozess, indem sie einen guten Überblick über die Skills der Belegschaft gibt. Über intelligente Analysen lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen leichter steuern. Auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben über einen persönlichen Account Zugang zur Software, können 360°-Feedbacks anfordern und gemeinsam mit der Personalabteilung persönliche Ziele erarbeiten. Dies gibt Sicherheit und hilft Angestellten schneller Ihre Position im digitalen Wandel zu festigen.

 

3.     Modern kommunizieren:

In einem harten Kampf um die besten Fachkräfte können Unternehmen heute durch einen gut organisierten Bewerberprozess punkten. Bewerber sind oft sehr unzufrieden über die Kommunikation. Oft ist die Bewerbung raus und eine Bewerberin hört beispielsweise lange Zeit nichts. Bestenfalls bekommt sie die Nachricht: „Der Prozess wird noch dauern“. Rückfragen werden oft gar nicht beantwortet. Vieles läuft unkoordiniert, besonders wenn in Bewerbungsverfahren ganze Teams involviert sind. Unsicherheiten schleichen sich ein, besonders weil junge Generationen wie die „digital Natives“ kurze Reaktionszeiten gewohnt sind. Die Software bietet einen umfangreichen und datenschutzkonformen Kommunikationsablauf vom Eingang der Bewerbung über die erste Einladung zum Skype-Interview, Bewerbungsgespräch, Assessment-Center bis hin zum perfekten Onboarding-Prozess am ersten Arbeitstag. Auch die Bewerberin kann aktiv werden. Sie kann jederzeit bequem von zuhause ihren Status einsehen, Dokumente und Arbeitsproben hochladen sowie Rückmelden zu erledigten Aufgaben nachschauen. Die Bewerberin wird straff durch den kompletten Bewerbungsprozess geführt. Die „TouchPoints“ vermitteln Vertrauen und Professionalität – sie fühlt sich gut aufgehoben. Kann diese moderne und professionelle Kommunikation später im Unternehmen fortgesetzt werden, wird sie sich auch weiterhin wohlfühlen. Über den Digital Workplace und das Social Intranet stehen ihr alle gängigen Kommunikationswerkzeuge, die sie aus ihrem Alltag gewohnt ist, zur Verfügung. Sie findet alle nötigen Informationen und kann problemlos, auch international kommunizieren, sich Wissen aneignen und gehört schnell zum Team.

 

4.     Wissen teilen:

Gerade Zusammenarbeit und Wissensmanagement sind im digitalen Wandel so wichtig wie nie. Viele neue Herausforderungen wollen gestemmt und Generationen verbunden werden. Um „digitale Natives“ im Unternehmen anzusiedeln und bestenfalls mit dem Erfahrungsschatz und der Kompetenz „analoger Helden“ zu verbinden, benötigen Unternehmen heute ein gut funktionierendes Intranet. Social-Features sind mittlerweile in allen Generationen beliebt. Sie helfen die Kommunikationsstrukturen von Top-Down in das Bottom-Up-Prinzip zu verwandeln. Das Intranet sollte also mit innovativen Collaboration-Tools von Office 365 wie beispielsweise Teams und Planner ausgestattet sein, um Teamwork und Wissensmanagement generationsübergreifend voranzutreiben. Dank eines dynamischen Integrierten-Management Systems (IMS) im SharePoint können Qualitäts- und Wissensmanagement sogar nach Richtlinien der ISO-Norm 9001 abgebildet und archiviert werden. Unserer Bewerberin erlebt bei ihrem Eintritt ins Unternehmen gleich zu Beginn eine moderne und offene Unternehmenskultur. Sie erkennt die gleichen modernen Kommunikationsmethoden, die sie auch schon im Bewerbungsprozess erfahren durfte. Das Unternehmen wirkt glaubwürdig und sie fühlt sich richtig angekommen.

 

5.     Motivation steigern:

Motivation-HR.pngEin perfekt organisierter Bewerber- und Onboarding-Prozess, gefolgt von moderner Zusammenarbeit und Wissensmanagement über ein Social Intranet fördert Teamwork und schafft Transparenz und Vertrauen. Innovative Kommunikation und Collaborations-Möglichkeiten haben so einen hohen Anteil an der Motivation der Teams und der gesamten Belegschaft. Wenn es die HR-Abteilung jetzt noch schafft, die Förderung und Weiterbildung ebenfalls Bottom-Up zu organisieren und die Belegschaft zur Mitgestaltung zu animieren, ist der digitale Wandel auch im Personalmanagement angekommen. Die Belegschaft hat dann nicht mehr das Gefühl, dem digitalen Wandel ausgeliefert zu sein. Im Gegenteil – das Team erlebt Digitalisierung als Aufbruchstimmung in eine neue Zeit mit technischen Neuerungen, vor allem aber mit neuen persönlichen Entwicklungschancen.

 

Fazit: Das Personalmanagement hat somit einen entscheidenden Anteil und eine Verantwortung am Erfolg der digitalen Transformation im Unternehmen. Es geht nicht allein um die Anschaffung neuer Technologien, sondern vor allem die Menschen. Der Mensch bleibt die wertvollste Ressource. Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissensmanagement, Motivation und Vertrauen sind wichtige Faktoren, die den Erfolg garantieren. Deshalb ist die Digitalisierung der HR-Abteilung unverzichtbar.

 

Haben Sie Fragen zum Personalmanagement 4.0, zur abteilungsübergreifenden Digitalisierung und zum Change Management? Dann sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne. Besuchen Sie auch unsere kostenlosen Workshops. Wir freuen uns auf Sie.

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