Ein DMS vergessen in der Selbstverständlichkeit

Viele Jahre hat Microsofts SharePoint mit dem Image gekämpft, dass er „diese Dokumentenablage im Browser“ ist. Und häufige Aussagen von Kunden bei Erstkontakt waren „Klar arbeiten wir mit SharePoint, da haben wir mal ein paar Dokumente abgelegt, aber irgendwie hat sich das nicht durchgesetzt“. Euphemistisch bzw. vertrieblich gesprochen war es also ein Dokumenten-Management-System, kurz: DMS.
 
Was genau ist ein DMS?
 
In einem Dokumenten-Management-System werden Dokumente für die Zusammenarbeit schnell und einfach abgelegt. Dabei erhalten sie eine Art digitales Etikett, mit dem man jedes Dokument unabhängig vom konkreten Ablageort wiederfindet. Über vergebene Rechte für das Dokument findet jeder Mitarbeiter alles, was er sucht und finden „darf“. Auf Wunsch sogar revisionssicher archiviert. Ein Feature unseres langjährigen Partners tecmasters bietet da eine gute Lösung ohne großen Programmieraufwand.
 
Der Einsatz von SharePoint heute
 
Inzwischen ist so einige Zeit ins Land gegangen. Viele Kundengespräche wurden geführt, viele Businessprozesse analysiert und so einige Strategien rund um den digitalen Arbeitsplatz entwickelt.
Längst hat sich SharePoint als „die Portallösung“ in Zeiten der Digitalisierung bewiesen. Sexy, modern… quasi „das Front-End“ für zahlreiche Unternehmensbelange. SharePoint sorgt heute als Unternehmensportal und als Social Intranet im coolen Branding für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen. Die metaphorisch oft herangezogene „eierlegende Wollmilchsau“ ist zum - vor Gadgets strotzenden - Platzhirsch geworden.
 
Aus dem Alltag eines Consultants: Das vergessene DMS im SharePoint
 
Aufgrund dieser Vorgeschichte traf es mich dann neulich im Kundentermin vollkommen unvorbereitet: Nach einem ausgiebigen Workshop über abteilungsgestützte News-Redaktions-Systeme mit Abo-Funktion, Urlaubsportalen mit Abteilungskalendern und Projekträumen inklusive automatisierter Erstellung und Monitoring ließ ein Kunde im Nebensatz fallen, dass er viel um die Ohren habe, weil da jetzt noch dieses „andere Projekt“ startet. Auf meine Nachfrage hin, um welche Art Projekt es sich handele, antwortete mein Gesprächspartner ohne zu Zögern „Wir führen ein DMS ein“.
Für einen Moment wollte ich meinem Ansprechpartner noch zu diesem gelungenen Witz beglückwünschen, allerdings war das vollkommen ernst gemeint. Natürlich kann man ein DMS auch anders abbilden als mit einem SharePoint – das gebe ich ja „unter Schmerzen“ zu - aber ich würde die Wirtschaftlichkeit bei gleichzeitigem Vorhandensein eines SharePoint Portals doch stark hinterfragen.
 
Später im Auto auf der Fahrt nach Hause konnte ich mir ein Grinsen dann doch nicht verkneifen. Nach all den Jahren gibt es so viele coole Themen mit SharePoint, dass ich ganz vergessen habe zu sagen, dass SharePoint auch ein DMS ist.
 
Bei Fragen rund um SharePoint, sprechen Sie uns gerne an.
 

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