Auch eine Frage von Kulturveränderung: Einführung von Social Intranets

​Sie chatten, liken, snappen, kommentieren, tauschen ihr Wissen 24/7 mit anderen in Social-Media-Kanälen aus: Mit Ankunft der Generation Smartphone in der Arbeitswelt zieht ein weitreichender Kulturwandel in Unternehmen ein – ein Leben dieser jungen Kollegen in der Virtualität. Das hat vielerlei Auswirkungen und stellt unter anderem die interne Kommunikation vor immer wieder neue Herausforderungen. Aus Information wird Kommunikation – und das Social Intranet avanciert als Tool der Stunde zur Plattform mit echter Interaktion statt Einweg-Berichterstattung.

interneKommunikation.pngOft steht allerdings vor allem die Führungsebene dieser Entwicklung ablehnend gegenüber – gern aus Unsicherheit bezüglich Herausforderung und Potential, aber auch ob einer Fehlinterpretation des Ressourcenfaktors. Dabei "ist die angeblich zu viel investierte Zeit eine gut investierte Zeit", sagt Andrea  Montua von MontuaPartner Communications: "Denn während die Führungsschicht häufig vor allem Macht- und Kontrollverlust fürchtet, kann ein Social Intranet Mitarbeiter sehr gut dazu bewegen, motivierter und kreativer zu arbeiten."

Mit ihrer Beratungsagentur für IK- und Change-Prozesse in Unternehmen hat die Hamburger Kommunikationsexpertin die Erfahrung gemacht, dass die interne Kommunikation Führungskräfte in ihrer Ablehnung abholen und durch den Kulturwandel begleiten kann. So umfassend, dass diese am Ende des Lernprozesses als strahlende Vorbilder vorangehen: indem sie die Vorteile der Arbeit mit dem Intranet erkennen, sich über den Kanal selbst austauschen und so ihre Netzwerke stärken.

Den Wandel auf der technischen Seite begleitende Unternehmen wie aXon gestalten den Digitalisierungs-Veränderungsprozess deshalb bevorzugt von Anfang an Hand in Hand mit einer IK-Agentur wie MPC. Während erstere die technischen Weichen stellen, analysieren letztere, schließen Info-Lücken, geben Optimierungs-Tipps, steuern Change-Prozesse oder kommunizieren zielgruppengerecht die Change-Story.

Denn vor Beginn des internen Veränderungsprozesses sind den Beteiligten in der Internen Kommunikationsabteilung oder den Verantwortlichen in der Führungsetage oft weder die emotionalen Konsequenzen, die Tragweite noch der Mehrwert dieser Veränderung bewusst. In 4 strategischen Tipps verdeutlicht Andrea Montua deshalb, wie Unternehmen mit einem Social Intranet mehr Klarheit und Effizienz schaffen können:

1. MACHT EIN PROJEKT DRAUS!

„Her mit der Digitalisierung“ ist an vielen Stellen eine gute Idee. Sofern der nächste Gedanke lautet: Wir brauchen eine passende Strategie für den Prozess. Fehlen Planung und roter Faden im Vorhaben, wird das Ganze schnell unübersichtlich, franst aus, wertvolle Energie verpufft. Deshalb ist der Blick über den eigenen Tellerrand Gold wert. Gemeinsam sollte von Best Practice anderer Unternehmen gelernt werden, um Aufgaben sinnvoll über die Ressourcen zu verteilen und Schritte wie die Erstellung von Leitfäden und Redaktionsplänen für das Social Intranet frühzeitig zu planen. Die Erfahrung zeigt außerdem, dass es vor allem wichtig ist, den Energie-Level während der gesamten Projektphase hoch und die nötige Begeisterung aufrecht zu erhalten.

2. ERFINDET DAS RAD NICHT NEU!

Unternehmerische Prozesse begleiten meist dieselben oder ähnliche Fragen und daran geknüpfte Aufgaben. Die Integration eines Social Intranets macht da keine Ausnahme. Hier können je nach Ziel des Projekts bewährte Antworten zum Ziel führen – und die liegen bei Experten oft schon nach dem Baukastenprinzip vor. Sie lassen sich abrufen und an individuelle unternehmerische Gegebenheiten und Bedürfnisse anpassen. Das spart Ressourcen und darüber oft genug auch Kosten. Viele Elemente wollen an dieser Stelle bedacht werden, vom ideal strukturierten Kick-off-Meeting über regelmäßigen Content bis zu Redaktions-Schulungen und begleitende Kommunikations-Kampagnen.
 
3. ORCHESTRIERT DIE INSTRUMENTE!

gitarre-2.pngDas Social Intranet als digitales Instrument der Internen Kommunikation ist die neueste Stimme in einem meist bereits gut aufeinander eingestimmten Informations-Orchester. Damit sich alles harmonisch miteinander verbindet, ist der geschulte Blick auf das berühmte "Große Ganze" nötig. Was passiert mit anderen Elementen wie der Mitarbeiterzeitung? Sind Website oder Newsletter in der Form noch sinnvoll – oder werden sie neu gestimmt, neu platziert? An dieser Stelle kommt dem Part des Dirigenten eine besondere Beachtung zu: Zu seinen Kernkompetenzen sollten eine konzeptioneller Herangehensweise gehören sowie viel Erfahrung in der zielgruppenorientierten Ansprache.


 

4. FÜHRUNG HEISST ANFÜHREN!

Einer der wichtigsten Stakeholder ist die Führungskraft. Ohne Oben geht es nämlich nicht! Um als Pionier vorangehen zu können und die Social-Intranet-Integration effizient und ohne Reibungsverluste erfolgreich zu steuern, muss eine Führungskraft aber so früh wie möglich so gut wie nötig im Bilde sein. Wie in jedem Change-Prozess benötigt die Leitungsebene deshalb eine auf sie abgestimmte Informationsaufbereitung. So kann sie im Verlauf des Projektfortschritts ihre Energie und wichtige Impulse an das Team weitergeben.

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