SharePoint als "Integriertes Management System"

​Als Agentur für SharePoint sprechen wir meistens über SharePoint als Collaboration-Plattform für eine moderne Zusammenarbeit. Mit SharePoint und Office 365 gestalten wir sonst einen "Digitalen Workplace" der Zukunft. Cooles Design, einfache Usability und innovative Features im Social Intranet fördern die Zusammenarbeit, machen User glücklich und Wissen für jeden greifbar.

Jetzt stellen wir Ihnen SharePoint mal von einer ganz anderen Seite vor und zwar als "Integriertes Management System", kurz IMS genannt.

 

Was ist ein IMS?  Wo liegen die Vorteile? Und wie können wir Sie unterstützen?

Reglementierte Märkte fordern feste Normen. Durch die Definition und Dokumentation von speziellen Abläufen sollen vorgegebene Anforderungen eingehalten werden. Seit 2015 gilt für Qualitäts- und Wissensmanagement die neue ISO-Norm 9001. Sie legt eine gemeinsame Definition und Struktur fest, die zum einen für die ISO-Norm 9001, aber natürlich auch für alle weiteren ISO-Normen zu anderen Managementbereichen und für Revisionen von bestehenden Normen gilt. Wie und mit welchem System Unternehmen die Norm erfüllen, bleibt den Unternehmen überlassen. Wichtig ist nur, dass die ISO-Norm erfüllt wird. Dabei hilft die Berücksichtigung der "High Level Struktur". Durch sie werden die festgeschriebenen Anforderungen der verschiedenen Managementbereiche vergleichbar.

In Zeiten der Digitalisierung und des ständigen Wandels wächst jedoch die Komplexität. Verantwortliche in Unternehmen sind laufend damit beschäftigt, die Managementbereiche und ISO-Normen auf dem neusten Stand zu halten. Es ist nicht nur ihre Aufgabe, den Überblick zu behalten und zu dokumentieren, sondern sie müssen auch die wichtigen Inhalte und Änderungen für jeden Nutzer von überall zugänglich machen. Keine leichte Aufgabe.

Mit einem IMS können Sie alle Vorgaben und Regelsysteme aus dem betrieblichen Management übersichtlich zusammenführen. Haben Sie zuvor beispielsweise Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz, Umweltmanagement und Energiemanagement gesondert verwaltet, bündeln Sie jetzt einfach alle Management-Bereiche in einem IMS und profitieren von einem allumfassenden Überblick.

IMS-Säulen.pngDamit dies effizient gelingt,  hilft es, eine Prozesslandkarte zu entwerfen. In ihr werden alle Abläufe, Normen, Richtlinien und Verantwortlichkeiten festgelegt. Je nach Umfang der Prozesse kann es sinnvoll sein, dafür eine Spezialsoftware einzusetzen. Bei komplexen Prozessen und einem IMS im SharePoint arbeiten wir mit Kooperationspartnern zusammen, die eine solche Softwarelösung bereits entwickelt haben. Mit ihr werden die Prozesse grafisch beschrieben und in Visio ausgegeben. Sie bieten zudem eine Art Navigation zu einzelnen Themenbereichen und Dokumenten, sodass Sie übersichtlich zu den einzelnen Themenbereichen gelangen.

Das alte Verfahren wie beispielsweise aus den 70er Jahren, Betriebshandbücher als geschlossenes Kompendium aufzubauen, egal ob gedruckt oder später auch in elektronischer Form, wird heutzutage auf Grund der deutlich gewachsenen Arbeitsteilung und der größeren Flexibilität und Dynamik in Unternehmen nicht mehr angewendet. Den ganzheitlichen Blick von oben auf jeden einzelnen Prozesszweig gibt es in einem modernen IMS nicht mehr. Zukünftig werden zur Steigerung der Handlungsfähigkeit "Bottom Up" Prozesse, Anweisungen und Sachverhalte mit diversen Dokumentenarten und -typen beschrieben. Das sorgt für mehr Flexibilität und Dynamik, denn Unternehmens- und Arbeitsprozesse sind heute ständig im Wandel und müssen daher immer wieder neu beschrieben werden. Zudem reagiert ein dynamisches IMS auf die gewachsene Arbeitsteilung und auf die innovative Form der Zusammenarbeit. Es modelliert perfekt die unterschiedlichen Businessprozesse, die wiederum über die Metasuche leicht anzusteuern sind. 

 

SharePoint als IMS
Sharpoint-IMS-Arm.pngJetzt kommt SharePoint ins Spiel. Wie oben schon erwähnt, bietet SharePoint eine perfekte Collaboration-Plattform und ein erstklassiges Social Intranet. Ebenso wie bei den neuen Anforderungen an ein IMS, gestaltet sich das Social Intranet ebenfalls "bottom up": SharePoint ist daher die Lösung für neue Unternehmensprozesse und Kommunikationsstrukturen.

Wir implementieren daher SharePoint nicht allein auf Businessprozesse zugeschnitten, sondern übernehmen heute mit unserem Change Management auch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit der digitale Wandel im Unternehmen schnell erfolgreich wird. Wir beraten, entwickeln und begleiten Unternehmen dabei, den Wandel in den Köpfen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verankern und helfen bei der Organisation einer neunen Informations-und Kommunikationskultur.

Deshalb ist es heute wichtig, dass sich alle Unternehmensbereiche auf den digitalen Wandel einlassen.
Neben einem innovativem Social Intranet lassen sich dank SharePoint auch Unternehmensprozesse im IMS dynamisch gestalten und sorgen so für mehr Effizienz. Denn SharePoint bringt bereits alle nötigen Funktionalitäten für ein gutes IMS mit, wie beispielsweise eine Inhaltsbibliothek, Metadaten-Zugriff, Revisionierung, Dokumentendeckblätter, Prozessdiagramme oder Recherchemöglichkeiten. Durch automatisierte Workflows und Formulare, einfaches Dokumentenhandling und einer übersichtlichen Prozess-und Projektdokumentation lässt sich mit einer guten Portion Know-how durchaus eine IMS-Landkarte modellieren.

  

Wissensmanagement im IMS mit SharePoint

Wenn es um Qualitätsmanagement im Unternehmen geht, gehört die Weitergabe von Wissen definitiv mit dazu. Es kommt die Zeit, da wechseln ältere und erfahrende Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand. Der Erfahrungsschatz und das Wissen sollen aber im Unternehmen bleiben. Eine Collaboration-Plattform wie SharePoint und die Kommunikation über das Social Intranet fördern bereits im Tagesgeschäft das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen und bringen Generationen zusammen. Zudem lässt sich durch die Personalisierung der Information und durch die Kommunikation „bottom up“ Wissen besonders gut transportieren und fördern. Durch die Kommunikation wird das Fachwissen jedes einzelnen zum Wissen vieler und das Know-how im Unternehmen wächst. Dadurch können Unternehmen ihre Mitarbeiter motivieren und so ihr "Humankapital" steigern.

Wissensmanagement-IMS-Sharpoint.pngIm IMS werden so Themen der übergreifenden Zusammenarbeit festgehalten. Das Wissen unseres Pensionärs beispielsweise wird in einer Prozess- oder Projektdefinition fest verankert und kann sogar mit persönlichen Kommentaren und Anmerkungen versehen werden. Diese Informationen sind auch für einen „Onboardingprozess“ goldwert. Zum einen werden im IMS in einem gewöhnlichen „Onboardingprozess“ alle Grundregeln und Informationen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschrieben und anschaulich dargestellt. Zum anderen kann sich unsere neue Mitarbeiterin direkt über die Arbeitsprozesse und das Projektmanagement unseres Pensionärs mit allen persönlichen Details informieren.

Allgemein gesehen können in einem IMS, in einzelnen "Themen-Bundles", verschiedene Prozesse definiert, beschrieben, versioniert und revisionssicher an einem zentralen Ort festgehalten werden. Diese Prozesslandschaft bleibt dynamisch und organisiert sich ebenfalls "bottom up". Je nach Komplexität der Unternehmensprozesse und der verschiedenen Managementbereiche sorgt die Visualisierung der Prozesslandschaft für eine bessere Übersicht. Sie ermöglicht zudem eine Navigation in die einzelnen Managementbereiche.

 

Das Enterprise-IMS

Mit SharePoint können Unternehmen beide Arten von Wissensmanagement zusammenbringen und mit einer übersichtlichen Prozesslandkarte all Ihre Managementbereiche wie Qualitätsmanagement, Energiemanagement, Umweltmanagement, Personalmanagement, Vertragsmanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz usw. übersichtlich abbilden und zugänglich machen.

SharePoint bietet eine Plattform, die durch Ihre Funktionalitäten wie eine Inhaltsbibliothek, Freigabeprozesse, Recherchemöglichkeiten und Prozessdiagramme das ganze Repertoire für ein vollständiges IMS mitbringt. Als Agentur für SharePoint überzeugen wir mit einem ganzheitlichen Ansatz. Bei uns bekommen Sie nicht nur ein vollständiges IMS im SharePoint, sondern mit unserer Expertise schlagen wir für Sie die Brücke zu einem erweiterten Wissensmanagement.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch Kommentare, Newsfeeds und Diskussionen Mitarbeiterwissen zu Unternehmenswissen machen. Wir gestalten mit Ihnen Ideenmanagement für eine erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens und machen wichtige Informationen zu Prozessen von überall zugänglich. Bei uns bekommen Sie von der ersten Prozessanalyse und Definition bis hin zu einem vollständigen Enterprise-IMS das gesamte Paket.

Rufen Sie uns an, oder besuchen Sie unseren kostenlosen SharePoint-Workshop in Paderborn, Köln oder Hamburg.

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