Intelligente Prozessautomatisierung in 6 Schritten

In Zeiten von Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge (IoT) sind Maschine Learning, künstliche Intelligenz (KI) und autonome Roboter weiterhin kräftige Schlagworte. Angefeuert durch unzählige Science-Fiction-Filme schwingt oft ein bedrohliches Szenario mit, wie intelligente Maschinen die Macht an sich reißen. Dann bestimmt der Kampf Mensch gegen Maschine oft die Geschichte.

roboter.pngDer Kampf im Alltag sieht jedoch anders aus. Eine Möglichkeit für den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Maschine Learning ist schlicht: Intelligente Prozessautomatisierung. So wird unser „Digital Workplace“ in naher Zukunft wohl nicht durch einen intelligenten Roboter ersetzt, sondern um ein lernendes System erweitert. Dieses schlaue Programm kümmert sich demnach eher um die Verarbeitung von Daten und unterstützt Mitarbeiter in ihrer Jobrolle, als das es sie überflüssig macht. „Intelligent Process Automation (IPA)“ ist eine weitere gewinnbringende Innovation im Digitalisierungsprozess und bietet als zusätzliche Lösung zu den gängigen Standard-Workflows, Forms und Content Automation Funktionen noch mehr Geschwindigkeit und Agilität.

Unternehmen arbeiten heute mit großen Mengen unstrukturierter Daten über Abteilungen und Anwendungen hinweg. Das macht es extrem schwierig, die Prozesse des Unternehmens zu organisieren und zu analysieren. Die Folge ist, dass Unternehmen mit einer wachsenden Anzahl von Abteilungssilos und IT-Backlogs konfrontiert sind, die den Weg zur digitalen Transformation scheinbar endlos machen können.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation liegt im Unternehmen. Optimal wäre, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter darin unterstützen, die Datenmengen und Prozesse durch intelligente Systeme besser bearbeiten zu können und selbst Lösungen zu finden. Um die Arbeit effizienter zu erledigen, gelten für IPA-Lösungen folgende Eigenschaften:

Intuitiv:
Automatisierte Prozesse sollten einfach zu bedienen und genau auf die Jobrolle der einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sein.

Integriert:
Cloud-basierte Anwendungen werden für Unternehmen zukünftig immer wichtiger. Für eine optimale Prozessautomatisierung sollten alle „Werkzeuge“ ineinandergreifen und sich an die Unternehmensstruktur anpassen. Eine ideale Workflow- und Content-Automation-Plattform trifft die Mitarbeiter dort, wo sie arbeiten. Sie ermöglicht, dass alle Systeme nahtlos miteinander kommunizieren.

Intelligent:
Eine IPA-Plattform ist wie ein "digitaler Prozessautomatisierungs-Trainer". Sie übernimmt alltägliche und wiederkehrende Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter auf die wichtigeren Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können. Zudem analysieren und stärken sie Businessprozesse, fördern so die Effizienz und geben dem Unternehmen die Möglichkeit, bestmöglich zu agieren.

 
Wie profitieren Unternehmen am effektivsten durch intelligente Prozessautomatisierung?

Damit der Einsatz von IPA auch wirklich erfolgsversprechend wird, empfiehlt McKinsey in einer Studie zum Thema IPA 6 strategische Schritte:

 
  1. ​Ziele und Wege, die mit IPA angestrebt werden, sollten vorher klar definiert sein. Besonders hilfreich ist IPA dort, wo Datensammlungen und –auswertungen gelten. Das betrifft beispielsweise die Verwaltung von Kundendaten und die Abwicklung standardisierter Korrespondenz.
  2. IPA sollte immer ganzheitlich angewendet werden. Denn nur wenn alle Elemente des Programms genutzt werden, kann es seine volle Wirkung entfalten.
  3.  Für einen ersten Testversuch hilft zunächst eine lauffähige Minimalkonfiguration. Dank ihr lassen sich zentrale Funktionen testen und bewerten.
  4.  Unternehmen benötigen einen Plan, in dem eine sinnvolle Kombination aus schnellen und langfristigen Zielen festgehalten und umgesetzt wird.
  5.  IPA sollte ganzheitlich betrachtet werden. Ein "Center of Excellence" hilft. Wichtig ist, dass die durch IPA angestoßenen Prozessautomatisierungen nicht nur unternehmensinterne Lösungen und Veränderungen abbilden, sondern auch Standards und Zertifizierungen der Branche aufgreifen.
  6. Was für den „Digital Workplace“, für moderne Zusammenarbeit 4.0 und die interne Kommunikation über Social Intranets gilt, gilt auch für Intelligent Process Automation: Unternehmen müssen alle Mitarbeiter auf die Reise mitnehmen. Erst dann stellt sich der Erfolg ein! Deshalb sollten Unternehmen Mitarbeiter sensibel auf geplanten Veränderungen vorbereiten und die Bewegründe nachvollziehbar und positiv kommunizieren.


Fazit: Intelligent Process Automation eignet sich optimal dafür, anspruchsvolle und  wiederkehrende Tätigkeiten im Unternehmen von immer schlauer werdenden Maschinen ausführen zu lassen. Dadurch werden die Prozesse bestens optimiert und Fehlerquellen vermieden. Menschen werden deswegen nicht überflüssig. Sie sollen ihren „Hirnschmalz“ für die wirklich angenehmen und zukunftsweisenden Dinge nutzen. Fakt ist wohl, dass zukünftig mehr Kreativität gefragt ist, wie Mitarbeiter Quellen und Informationen außerhalb des Unternehmens aufspüren und prüfen, die bestenfalls einen positiven Einfluss auf das Geschäftsmodell des eigenen Unternehmens und dessen Zukunft haben. Sonst heißt es ganz schnell „Hasta la vista, baby!“

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