Schreibtisch 4.0: Mit Office 365 innovativ zusammenarbeiten

Office 365 bietet den modernen Arbeitsplatz der Zukunft. Wir haben kurz die interessanten Funktionen zusammengefasst und stellen Ihnen einige gute Möglichkeiten für eine flexible und schnelle Zusammenarbeit vor.

Office 365 freut sich über wachsende Beliebtheit. Auch wenn Cloud bei vielen deutschen Unternehmen zu Beginn ein wenig Skepsis hervorgerufen hat, überzeugen mittlerweile die vielen neuen Möglichkeiten und Vorteile. Die flexible Nutzung der einzelnen Dienste, die fließende Integration und Kompatibilität mit anderen Microsoft Produkten über das Common Data Model, regelmäßige Updates ohne kostspielige Anpassungen der eigenen IT-Infrastruktur, sowie verstärkte Sicherheitsstandards sprechen immer mehr für die Cloud.

Eines der stärksten Argumente für Office 365 ist allerdings die bessere Zusammenarbeit im Unternehmen. Reibungsloser Informationsfluss, leichte Terminkoordination und mobiles Arbeiten von überall, auch direkt beim Kunden vor Ort, machen Office 365 zum Schreibtisch der Zukunft. Gerne wollen wir Ihnen heute ein paar der neuen Funktionen vorstellen, die wir auch bei aXon sehr schätzen.

Office_365.png1. E-Mail und Kalender: Mit Exchange Online haben Sie ein hohes Sicherheitsniveau. Freigegebene Postfächer lassen sich für teamübergreifende Aufgaben mühelos erstellen, Unterhaltungen können in Threads organisiert werden, wodurch sich Antworten bequem zuordnen und verwalten lassen. Durch das Termin- und Aufgabenmanagement über freigegebene und veröffentlichte Kalender kann Arbeit leicht organisiert werden.

  • Mit SharePoint Online können Sie maßgeschneiderte und gelayoutete SharePoint-Websites inklusive Videos, Bildmaterial oder Bildschirmpräsentationen zur Basiskollaboration Ihrer Teams erstellen. Inhalte können zusammen bearbeitet werden oder Teile für spezielle Teams bzw. für Personen außerhalb der Organisation freigegeben werden. Über Office Graph werden empfohlene Websites, meistbesuchte Websites oder Unternehmensrelevante Themen-Website auf Ihrer SharePoint-Homepage angezeigt. Über die SharePoint-App erhalten Sie alle wichtigen Informationen aus dem Intranet mobil auf Ihr Endgerät und können von überall mit Kollegen kommunizieren.
  • OneDrive for Business bietet eine zentrale Dokumentendrehscheibe für alle Dateien. Hier können Sie Dokumente hochladen, organisieren und problemlos mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens teilen. Beim Ablegen des Dokuments im OneDrive for Business-Desktopordner wird es automatisch in die Cloud geladen und steht allen zur Zusammenarbeit und Weiterbearbeitung zur Verfügung. Alle Änderungen können zentral nachverfolgt werden. Sie entscheiden, wann Sie das Dokument freigeben. Per E-Mail inklusive Link laden Sie Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zur Zusammenarbeit am Dokument ein. Ergänzend mit Skype for Business können Sie auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Freigegebene Dokumente Ihrer Kollegen werden Ihnen dabei automatisch zugewiesen. Alle Funktionen sind über die Mobile-App auch von unterwegs übersichtlich zu bedienen.

office 365-Besprechungen.png2. Besprechungen und Anrufe: Überall und zu jeder Zeit weltweit telefonieren, Live-Konferenzen schalten, Teilnehmer einladen, terminieren oder spontan hinzuholen – all das ist mit Skype for Business möglich. Bei Bedarf können Sie während der Skype-Konferenz Dokumente gemeinsam bearbeiten und über den Client lassen sich Inhalte gezielt steuern. Über Cloud-PBX können Sie Mitarbeitern neue Telefonnummern passend zum Unternehmen und auch für alle Endgeräte freigeben.

3. Analysen: Mit Power BI lassen sich Datenanalysen in wenigen Minuten erstellen. Die Daten werden automatisch in übersichtlich vorgefertigte Dashboards übertragen. Sie können dabei auf zugrundeliegende Berichte ausgeweitet werden, um Daten gründlicher zu erkunden und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Über eine Liveverbindung zu Daten in Excel können Sie über Power BI Desktop interaktive und visuell ansprechende Berichte zu allen Themenbereichen erstellen. Über die 360°-Ansicht ihres Live-Dashboard haben Sie Ihr ganzes Unternehmen im Blick und können sogar über mobile Apps auf alle Daten zugreifen.
Delve Analytics bietet persönliche Dashboards, mit denen Sie Ihre Arbeitszeit besser einteilen und effizienter gestalten können. Anhand der vier Kategorien können Nutzer erkennen, wofür Sie Zeit aufwenden. Office 365 liefert beispielsweise Informationen zu der Effektivität von Besprechungen, basierend auf der Anzahl der Teilnehmer, der Länge und des Multitaskings im Verlauf einer Besprechung. Zudem können Sie Delve auch im Outlook verwenden und beispielsweise ergründen, wie Ihre E-Mails gelesen, beantwortet oder weitergeleitet werden. Sie erfahren, zu welcher Uhrzeit Sie den meisten Erfolg haben und legen die optimale Sendezeit für wichtige Nachrichten fest.

4. Sicherheit und Compliance: Über Advanced Threat Protection haben Sie einen erweiterten Schutz vor unbekannter Schadsoftware. Sie erkennt Schadsoftware in E-Mailanhängen und schützt das Messaging system vor Angriffen. Der Sicherheitsmechanismus warnt vor infizierten Links und ermöglicht eine Übersicht über Herkunft und Häufigkeit der Angriffe. Durch erweiterte eDiscovery sparen Sie wertvolle Zeit, denn durch die enthaltene Textanalyse lernt das Programm auf intelligente Weise eine Relevanzbewertung von Dokumenten und Datensheets.

5. Office Anwendungen: Mit einem Office 365 Abonnement verfügen Sie stets über die neueste Version. Die Office-Mobile-App für Smartphones oder Tablets garantiert beispielsweise das aktuelle Verwalten von E-Mails und Besprechungen. Sie ermöglicht auch das Arbeiten an Dokumenten von überall, im Home Office, auf dem Flughafen oder direkt beim Kunden vor Ort. Durch erweiterte Funktionen ist das Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben von Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dateien fast immer möglich. Selbst wenn Sie keine eigenen Geräte zur Hand haben, können Sie sich bei Office Online anmelden und Dokumente in OneDrive erstellen, bearbeiten, speichern, für andere freigeben und in Echtzeit zusammenarbeiten.

Ich hoffe, wir konnten Ihnen so einen kleinen Überblick über die neuen Möglichkeiten und Funktionen von Office 365 vermitteln.   

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Die Cloud-Dienste sind extrem agil und passen sich schnell den neuen Herausforderungen im Unternehmen an. Allerdings ist es leicht, den Überblick zu verlieren, da sich viele innovative Funktionen in Zielrichtung und Aufgabenbereich überschneiden. Die Komplexität wird auch in Zukunft weiter steigen. Ständig kommen neue Weiterentwicklungen und moderne Lösungsansätze hinzu. Mit Office 365 gibt es Office-Groups, die schon bald wieder durch Microsoft Teams abgelöst werden können. Für Unternehmen ist es daher wichtig, sich auf Funktionalitäten zu konzentrieren, die strategisch und praktisch Ihre Unternehmensprozesse vereinfachen. Wir von aXon helfen Ihnen gerne dabei, Ihren Schreibtisch aufzuräumen und Ihnen ein Office 365 einzurichten, das Ihren strategischen Anforderungen gerecht wird. Kaufen und installieren kann jeder, doch was nützt es Ihnen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht abholen können? Zusammenarbeit funktioniert nur dann, wenn alle gemeinsam die richtigen Knöpfe drücken und Informationen und Arbeitsschritte lückenlos fließen können.

Haben Sie noch Fragen zu Office 365?

Möchten Sie weitere interessante Funktionen kennenlernen? Oder möchten Sie mehr über unseren strategischen Ansatz erfahren? Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne persönlich. Gerne erzählen wir Ihnen auch etwas über das Flow-Konzept und zeigen Ihnen, wo Sie in anderen Microsoft Produkten, wie beispielsweise im CRM oder im SharePoint, Office 365 gewinnbringend einsetzen. 

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