Social Intranet: Unternehmenskommunikation im Wandel

Die Kommunikation über Social Media & Co. gehört seit Jahren zum Alltag und beschränkt sich schon lange nicht mehr nur auf die Generation xyz. Marketingabteilungen und auch der Vertrieb haben erkannt, dass sich über Social Media gekonnt Marken stärken und Produkte verkaufen lassen. Auch das Recruiting hat neue Strategien entwickelt und mischt ganz vorne in der „Social Communication" mit.

Was bedeutet Social Intranet?

Nicht mehr neu und mittlerweile überall präsent, sprechen wir seit grob 10 Jahren von einem Wandel der Kommunikationskultur - mitreden und mitgestalten, im besten Fall interaktiv, kreativ, proaktiv und intelligent. Es ist also nur eine logische Konsequenz, dass der Kommunikationswandel Einzug in die Arbeitswelt nimmt. Dazu gehört natürlich auch die interne Unternehmenskommunikation. Inhalte werden demnächst nicht mehr nur zentral von der Unternehmensredaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Mitarbeitern aktiv erstellt und mitgestaltet. Im Gegensatz zum herkömmlichen Intranet wird der Fokus beim Social Intranet auf die dynamische Wissensvermittlung und die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit gelegt.

Die Mitarbeiter werden zu Autoren und der „User-Generated-Content", kann entweder von anderen Mitarbeitern ergänzt, geändert und nach Freigabe und Zulassung auch direkt von der jeweiligen Abteilung veröffentlicht werden. Selbst das Erscheinungsbild des Intranets lässt sich nach eigenen Wünschen und Interessen der Mitarbeiter frei mitgestalten. Zudem können sich die Mitarbeiter untereinander vernetzten, Blogbeiträge schreiben und sich über Wikis und Foren aktiv in die interne Unternehmenskommunikation mit einbringen. Die soziale Vernetzung der Mitarbeiter untereinander belebt den Wissenstransfer und fördert die Motivation. Informationsvermittlung erhält einen ganz neuen Stellenwert, die nicht am Schreibtisch enden darf, sondern auch im Homeoffice, im Außendienst, am Flughafen und bei Kundenterminen reibungslos funktionieren muss. Dadurch sind alle Informationen schnell in Echtzeit für jeden zugängig und die einzelnen Abteilungen arbeiten erfolgreicher zusammen.

Wollen Unternehmen die Vorteile des Social Intranets optimal nutzen und einen echten Mehrwert erzielen, sollten sie sich darüber im Klaren sein, dass sich die Informationskultur von einer reinen Informationsvermittlung „Top-Down" zu einem interaktiven Kommunikationskonzept „Bottom-Up" entwickeln sollte. Schick, dynamisch, interaktiv und intuitiv alleine reicht nicht aus, denn die Kommunikationsstruktur des Social Intranet funktioniert nur dann, wenn sie passgenau auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Deshalb sollten Unternehmen vorher genau definieren, was sie durch die Einrichtung erreichen möchten und wie die einzelnen Abteilungen abgebildet werden. Die Organisation des Social Intranets bleibt dabei ein kontinuierlicher Prozess.

Vorteile des Social Intranets

Unternehmen haben das Potenzial der neuen Kommunikationskultur erkannt. Moderne Enterprise-Social-Lösungen sind derzeit gefragt wie nie. Das Social Intranet bietet Hilfestellung bei der Projektarbeit, dient als Aufbau einer Wissensdatenbank und liefert personalisierte Unterstützung durch gezielte Expertise einzelner Mitarbeiter. Zudem ermöglicht es einen generellen Informationsaustausch zwischen den Abteilungen und dient als Kommunikationskanal zwischen Mitarbeitern und der Geschäftsführung.

1.      Mehrwert für die Projektarbeit

Mitarbeiter arbeiten heute nicht mehr nur in einem festen Bereich. Die Arbeit in Projekten bestimmt ihren Alltag und Teams setzen sich immer wieder neu zusammen. Dies erfordert eine hohe Kommunikationsdichte, die nur optimal zu leisten ist, wenn alle Informationen, Aufgaben und Änderungen über gemeinsame Projektbereiche (Communities) laufen und so eine zentrale Wissensplattform schaffen. Über diese kann sich jedes Teammitglied informieren und zur Ergebnisfindung beitragen. Sie ermöglicht einen transparenten Einblick in den gesamten Projektverlauf. Durch schnelles Reagieren auf Informationen können Ressourcen besser geplant, Zeiten besser eingehalten und unnötige Kosten vermieden werden. Das gewonnene Wissen im Projektverlauf steht allen auch für zukünftige Projekte zur Verfügung und macht Projektplanung nachhaltig.

2.      Nachhaltigkeit und schnelles Handeln durch Expertenwissen

In einem Unternehmen tummeln sich viele Experten. Durch die richtige Organisation des Social Intranets können Unternehmen gezielt auf Expertenwissen zugreifen, es sei denn, jeder Mitarbeiter führt ein aktuelles und ausführliches Profil, wodurch andere Mitarbeiter schnell auf seine Expertise zurückgreifen können. Beispielsweise tritt bei einem Kundenbesuch ein akutes Problem oder eine fachspezifische Frage auf. Über die Suche des Social Intranets kann die Expertin oder der Experte auf diesem Gebiet schnell ausfindig gemacht und zur Problemlösung herangezogen werden. Bestenfalls befindet sich in ihrem oder seinem Profil zusätzlich eine schriftliche Dokumentation zur Problemlösung. Schneller Support und zufriedene Kunden sind das Resultat und stärken nachhaltig den Erfolg des Unternehmens.

3.      Informationsaustausch und Nähe zur Geschäftsführung

Durch einen Blog oder durch gezielte Informationen aus der Geschäftsführung sind Mitarbeiter über die Abläufe, geschäftliche Entwicklung und Zielsetzung im Unternehmen bestens informiert und können diese aktiv mitgestalten. Die Mitarbeiter fühlen sich am Gesamtprozess beteiligt, können sich leichter mit dem Unternehmen identifizieren und sind dadurch stärker motiviert. Die Social Mediafunktionen, wie beispielsweise die Kommentarfunktion im Blog, brechen strenge hierarchische Strukturen auf und ermöglichen einen Dialog zwischen Mitarbeitern und Management. Das fördert das Vertrauensverhältnis und die Beziehung zwischen Mitarbeitern und der Geschäftsführung. Die Mitarbeiter fühlen sich ernst- und wahrgenommen, was eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, mehr Engagement, schnellere Projektlaufzeiten und einen geringeren Krankenstand zur Folge hat.

Zusammenfassend fördert das Social Intranet die Kommunikation und den Informationsaustausch im Team. Die Informationen sind schnell zugänglich und stehen langfristig zur Verfügung. Die Personalisierung der Informationen belebt dabei die Nutzung und steigert die Arbeitseffizienz. Projekte laufen erfolgreicher und Prozesse werden optimiert. Der positive Einfluss auf den Unternehmenserfolg und die lebendige Unternehmenskultur wird zudem durch den offenen und transparenten Dialog zwischen Mitarbeitern und Management unterstützt. Der offene und soziale Umgang wirkt sich positiv auf die Wertschätzung und Motivation der Mitarbeiter aus und führt zu mehr Produktivität und Erfolg.

Fakt ist: Unternehmen müssen sich auf die neue Art der Unternehmenskommunikation einlassen, diese wirklich leben und den Prozess ständig pflegen. Nur dann lassen sich Erfolge erzielen.

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