Das dynamische IMS: Wissensmanagement über den Digital Workplace

​Mit der digitalen Transformation in Unternehmen wird der Digital Workplace Schritt für Schritt die Ausgangsbasis sein. Denn hier läuft alles zusammen. Viele neue Tools von Office 365 bieten innovative Möglichkeiten, denn Zusammenarbeit wird immer wichtiger. Sie wird in den nächsten Jahren verstärkt den Erfolg von Unternehmen bestimmen. Der Digital Workplace sollte dabei exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein, denn er beeinflusst die gesamte Unternehmenskultur.

Werfen wir einen Blick auf Integrierte Management Systeme (IMS). Sie sind wahrscheinlich nicht der erste Gedanke, wenn es um einen digitalen fancy Workplace mit coolen neuen Features geht. Hier trifft ein reglementiertes, starres und staubtrockenes Thema auf die mobile Welt der dynamischen Social Communication im Unternehmen. Aber auch das bedeute „Modern Work“. Schließlich geht es nicht pausenlos um neue Software, Features, intelligente Technologien und die nackte Automatisierung von Businessprozessen. Es geht auch um die richtigen Kommunikationskonzepte und darum, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eine neue Art und Weise Zusammenarbeit gestalten werden.

Was sind die Vorteile eines dynamischen Integrierten Management Systems?

In einem IMS lassen sich verschiedenen Managementbereiche, wie Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz, Umweltmanagement und Energiemanagement abbilden. Für Qualitäts- und Wissensmanagement gilt seit 2015 beispielsweise die ISO-Norm 9001. Sie legt eine gemeinsame Definition und Struktur für bestehende Normen und Revisionen fest.
In Zeiten der Digitalisierung und des ständigen Wandels wächst die Komplexität. Ständig ändern sich Prozesse, werden automatisiert oder neu definiert. Daher sind Verantwortliche in Unternehmen laufend damit beschäftigt, die Managementbereiche und ISO-Normen auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist nicht nur ihre Aufgabe, den Überblick zu behalten und zu dokumentieren, sondern sie müssen auch wichtige Inhalte und Änderungen für jeden Nutzer von überall zugänglich machen. Keine leichte Aufgabe.
Um handlungsfähig zu bleiben, brauchen Unternehmen heute eine hervorragende Dokumentensteuerung und Meta-Suche, aber auch ein neues Kommunikationskonzept und zwar: "Bottom Up". Prozesse, Anweisungen und Sachverhalte mit diversen Dokumentenarten und -typen müssen immer wieder neu beschrieben bzw. angepasst werden. Das erfordert Arbeitsteilung und die Mithilfe aus verschiedenen Fachabteilungen. Das „Bottom-Up-Prinzip“ unterstützt dabei die gleiche innovative Form der Zusammenarbeit, wovon auch das Social Intranet profitiert.

Wissensmanagement als Teil digitaler Zusammenarbeit

Wissen teilen ist heute ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Als Geschäftsführerin oder Manager haben Sie die Aufgabe, Teams, Generationen und Kulturen über Ländergrenzen hinweg zur Zusammenarbeit und zum Wissensaustausch zu bewegen.

1.    Vorteile durch Social Networking
Über ein Social Intranet und über das „Bottom-Up-Prinzip“ wird Wissensmanagement gefördert. Ähnlich wie bei Wikipedia wird das Gesamtwissen im Unternehmen und in den verschiedenen Arbeitsgruppen als kollektive Intelligenz genutzt. Kompetenzen werden so geschickt gebündelt und kombiniert. Doch damit Wissensmanagement richtig greift, muss das Wissen gesteuert und für alle gut nutzbar sein. Das „Bottom-Up-Prinzip“ und seine flexiblen Strukturen machen die Informationen und das Wissensmanagement lebendig.

2.    Ein individuelles Kommunikationskonzept mit Office 365 und SharePoint
Doch ohne eine Basisstruktur geht es nicht. Schließlich müssen relevante Informationen auch gefunden und Wissen bewertet werden. Dafür gibt es keine Standardlösung. Jedes Unternehmen hat andere Strukturen. Das Organisationsgerüst, Prozessgenehmigungen und Informationsströme unterscheiden sich. Deshalb bietet der „Werkzeugkasten“ von Office 365 eine bunte Toolpalette, die vom einfachen Dokumenten- und Informationsmanagement bis hin zu komplexen Anforderungen vom Projektmanagement in Teams alles abdeckt. Diese Palette kann für das Intranet optimal und individuell auf das Unternehmen zugeschnitten werden. Über SharePoint organisieren Unternehmen durch ein umfangreiches Dokumentenmanagement, über entsprechende Berechtigungen und eine globale Suche den Grundstein für die Botton-Up-Kommunikation. Damit alle Mitarbeiter sich schnell im Intranet zurechtfinden und die neuen Tools gerne Nutzen, sollten sie Schritt für Schritt an die Vorteile der neuen Kommunikation herangeführt werden. Denn nur wenn alle Mitarbeiterinnen Spaß an der neuen Zusammenarbeit haben, wird sie wirklich erfolgreich. Deshalb sind Design, Usability und ein gutes Change Management so ungeheuer wichtig.

3.    Das IMS als Steuerungszentrale für Wissen
wissensmanagement-400.jpgDer Vorteil eines Integrierten Management Systems auf Basis von SharePoint ist, dass es sich wunderbar in das Intranet integrieren lässt. Die Informationen werden dort erfasst, zugeordnet, bewertet und weiterentwickelt, wo sie auch zusammengetragen werden. Dabei spielt der Faktor „Compliance“ eine entscheidende Rolle. Die Informationen werden durch das System gefiltert und proaktiv an den Nutzer herangetragen, wenn sich dieser im Intranet bewegt. Er wird also nicht von einer Informationsflut überschwemmt, sondern enthält nur für ihn relevantes Wissen. Das „Bottom-Up-Prinzip“ lebt davon, dass es nur wenig Redakteure, aber viele Konsumenten gibt. Die Redakteure pflegen alle Informationen an einer zentralen Stelle, sodass keine doppelten Informationen oder redundante Daten entstehen. Das Wissen bleibt gebündelt und aktuell. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind so nicht nur handlungsfähiger, sondern vor allem auch motivierter. Das Wohlbefinden steigt und Zusammenarbeit wird erfolgreich.

Fazit: Das Integrierte Management System stellt eine feste Struktur für die Informationslandschaft zur Verfügung. Dadurch werden Normen erfüllt und Inhalte vergleichbar. Gleichzeitig managet es die Umgebung, in welcher Wissensmanagement nach dem „Bottom-Up-Prinzip“ lebendig wird. Durch das passende Kommunikationskonzept, durch schickes Design und einfache Usability lassen sich Informationen einfach teilen, weiterentwickeln und dokumentieren. Das Unternehmen und alle Mitarbeiter profitieren von der kollektiven Intelligenz, die im dynamischen IMS festgehalten wird und sich jederzeit schnell und flexibel an neue Prozesse anpassen lässt. Der klar definierte Nutzen und die aktive Integration der Informationen in den Arbeitsalltag ist der Schlüssel zum Erfolg.


Möchten Sie mehr über Integrierte Management Syteme mit SharePoint erfahren? Dann sprechen Sie uns an oder besuchen Sie den Vortrag von unserer Wissensmanagement-Expertin Christina Traut auf der MEiM - Mehr Erfolg im Mittelstand - am Mittwoch, 21. November 2018 im Heinz Nixdorf MuseumsForum in Paderborn. Im unserem Video zum Thema "Kollaboratives Wissensmanagement" bekommen Sie einen kurzen Eindruck, worum es geht. Viel Spaß dabei!


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Saskia 14.05.2019

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