Warum ist Wissensmanagement im Unternehmen wichtig
Erst durch die Dokumentation von Informationen lassen sich diese auswerten und für Optimierungen jeglicher Art verwenden. Die Basis: Wissensmanagement.
Wissensmanagement ist wie das Gehirn Ihrer Organisation. Dort sind alle relevanten Informationen gespeichert, Vorgänge können abgerufen, Erfahrungen überdacht und für das nächste Mal verbessert werden. Der Unterschied zu einem echten Gehirn besteht jedoch darin, dass es sich aus vielen Köpfen zusammensetzt und das jeder – der dazu befugt ist – auf die dort erreichbaren Informationen zugreifen kann. Doch wie fast man dieses Wissen am besten zusammen und macht es für alle erreichbar? Mit einer Wissensmanagement-Plattform.
Köpfe schlau verknüpfen: Wissenstransfer im Unternehmen
Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher Ihre tägliche Arbeit wäre, wenn Sie – anstatt nur auf den eigenen Erfahrungswert zurück zu greifen – auch in die Köpfe Ihrer Kolleginnen und Kollegen schauen könnten, um dort die Lösung zu finden. Sie müssten sich selbst nicht mehr alles bis ins Detail merken und die Kollegen nicht mal persönlich fragen, geschweige denn deren Arbeitsprozesse stören. Sie würden einfach eine Tür zu einer zentralen Wissensdatenbank öffnen und finden in wenigen Sekunden die Antwort auf Ihre Frage. Wäre das nicht wunderbar? (Die Rede ist hier nicht von Google.)
Leider ist es nicht so einfach möglich, da wir uns auf neuraler Ebene (noch) nicht vernetzen können. Allerdings muss das auch nicht sein. Denn wir würden ungefiltert mit einer Flut an Informationen des jeweils anderen überrollt werden, die wir gar nicht benötigen. Deshalb ist es sinnvoll nur das für unser Unternehmen wertvolle Wissen zu extrahieren und – auch in Prozesse und Methoden umgewandelt – in einem externen Datenspeicher abzulegen und zu verwalten. Die Etablierung einer modernen und dynamischen Wissensmanagement-Plattform ist die Lösung.
Warum ist Wissensmanagement im Unternehmen so wichtig?
Wissen ist Macht. Nur wenn Sie Ihr Wissen strukturiert verwalten, haben Sie einen globalen Überblick über alles, was im Unternehmen passiert und zukünftig verbessert werden kann (Stichwort: Innovationsmanagement). Im gesammelten Wissen Ihres Unternehmens steckt die Grundlage für Erfolg, denn eine Information schadet nur dem, der diese nicht hat! Noch besser: Wenn dieses Wissen ständig auf Aktualität geprüft wird.
Nun sind selbstverständlich nicht für jeden im Unternehmen alle Informationen relevant, weshalb diese gefiltert werden müssen. Zum „Wissen“ kommt also das „Management“.
Wenn Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen tagtäglich passiert, können Sie diese „Macht“ nutzen und ihr Wissen entsprechend lenken und optimieren. Die durch das Wissensmanagement systematisch gesammelten Informationen sind die essenzielle Grundlage, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Geben Sie Wissen eine physikalische Form
Das gesammelte Wissen sollte natürlich nicht irgendwo herum liegen oder in tief verschachtelten Ordner-Strukturen lagern. So wird sich ein Mitarbeiter wohl kaum darum bemühen nach Informationen zu suchen, weil er sie schlicht und ergreifend nicht findet. Ihr Wissen braucht eine geeignete Plattform. Eine die bei der täglichen Arbeit unterstützt, Ihnen die Suche nach Informationen erleichtert und diese im besten Fall auch rollenspezifisch an Personen verbindlich verteilt. Eine Plattform, die Ihr Wissen so bereitstellt, wie Sie es brauchen.
Wissen nach Rollen verteilen
Nicht jeden in Ihrem Unternehmen geht eine spezifische Information etwas an. Manche Themen werden nur innerhalb eines Teams oder einer Projektgruppe relevant sein. Deshalb zahlt es sich aus einen Prozess zu haben, welcher nur bestimmten Personengruppen bestimmte Informationen ausliefert. Auch das gehört zum Wissensmanagement dazu.
Informationen immer aktuell halten
Der riesige Vorteil einer kollaborativen Wissensmanagement Plattform ist: Informationen können aktuell gehalten werden. Dafür sorgen festgelegte Prüf- und Freigabeprozesse für neu erstellten oder überarbeiteten Inhalt. Oder ein Meldesystem, wenn ein Beitrag z.B. veraltet ist. Ausschlaggebend für aktuell gepflegte Inhalte ist jedoch, dass Mitarbeiter aktiv daran mitarbeiten und ihnen dazu auch die Möglichkeit gegeben wird! Nichts ist fataler als eine veraltete Informationen die im schlimmsten Fall auch noch Geld kostet.
Vorteile einer Wissensmanagement-Plattform innerhalb eines Unternehmens:
- Dokumentiertes Wissen erhält einfachen Zugang
- Nachhaltige Dokumentation macht Erfolge und auch Misserfolge deutlich sichtbarer
- Gewonnenes Wissen und vorhandene Kompetenzen bleiben im Unternehmen, auch wenn Mitarbeiter gehen oder Stellen umbesetzt werden
- Verbesserung des vorhandenen Kundenservice, durch Qualitätssteigerung
- Steigerung der Mitarbeiter-Zufriedenheit
- Schafft die Basis um Verbesserungen überhaupt erst erkennen zu können
Vorteile für Mitarbeiter:
- Schnellerer Zugriff auf Informationen
- Verbesserte Kommunikation untereinander, da es ein besseres Verständnis zur gemeinsamen Basis bzw. Grundlage gibt.
- Das Wissen aller Mitarbeiter ist gebündelt erreichbar
- stetige automatische Weiterbildung
- schnellere Lösungsfindung bei Problemen
- Wissen kann bedarfsorientiert und rollenspezifisch konsumiert werden
Ist Wissensmanagement für jeden relevant?
Wissensmanagement ist für Ihr Unternehmen – egal in welcher Branche Sie tätig sind – eine unverzichtbare Bereicherung. Um agiler und innovativer in die Zukunft zu gehen und Ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten.
Die Vorteile von Wissensmanagement sind nicht von der Hand zu weisen: Der schnellere Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert die tägliche Arbeit, schafft zufriedene Mitarbeiter und erhöht somit die gesamte Leistung des Unternehmens.
Aber Achtung: Die Krux besteht darin das Wissen im Unternehmen zu sammeln, zu strukturieren und eine entsprechende Plattform dafür im Unternehmen zu etablieren!
Wie Sie eine Wissensmanagement-Plattform erfolgreich im Unternehmen etablieren
Dem Erfolg des Wissensmanagements liegt ein ausgeklügeltes Konzept zu Grunde. Damit der Erfolg garantiert ist, müssen Sie folgende drei Schwerpunkte zwingend bei der Planung beachten:
1. Ihre Mitarbeiter mitreißen
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht dazu motivieren können, die neue Plattform effektiv zu nutzen, haben Sie schon verloren. Sie müssen sie aus Ihrem Trott, ihren Silos heraus locken! Effizientes Changemanagement ist hier die Lösung.
2. Planung und Organisation Ihrer vorhandenen Daten
Sie müssen wissen, welche Arten von Wissen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und wie Sie diese mit der neuen Plattform sinnvoll strukturieren wollen. So, dass sich auch ein neuer Mitarbeiter schnell zurecht findet. Das schaffen Sie mit einer durchgeplanten Informationsarchitektur. (Dokumente, Bilder, Videos ect.)
3. Die Plattform/Software, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt
Die Ansprüche und Bedürfnisse innerhalb eines Unternehmens variieren von Fall zu Fall. Wichtig für Sie ist es, eine Softwarelösung zu finden, die variabel mit Ihrer Unternehmensstruktur wachsen kann. Sie sollte ohne großen Aufwand schnell einsetzbar und für Ihre Mitarbeiter intuitiv zu bedienen sein.
Mit Fokus auf diesen drei Schwerpunkten setzen Sie den Grundstein für die erfolgreiche Einführung eines Wissensmanagements. Scheuen Sie sich nicht für die Themen Changemanagement und Informationsarchitektur einen erfahrenen Partner an Ihre Seite zu holen. So verkürzen Sie womöglich erheblich die Umsetzungs- und Adaptionszeit der neuen Plattform.
TIPP: Wissensmanagement mit SmartStash für Office 365
Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft Office Lizenzen nutzt, dann sollten Sie einen Blick auf SmartStash werfen. SmartStash ist ein simples Ad-On für Office 365 SharePoint, welches Ihnen ermöglicht quasi Out-of-the-Box strukturiert Wissen zu speichern, zu verwalten und zu lenken. Damit hätten Sie bereits einen der drei Grundsteine gesetzt: eine Software, die intuitiv bedienbar und schnell einsetzbar ist. Eine, die ohne großen Aufwand eingesetzt werden kann, die bereits eine Vielzahl an Features abdeckt und mit Ihrem Unternehmen wächst.